Mesa de Trabajo - Medidas de Continuidad - Servicios Administrativos
Wed, Apr 22, 2026

Summary:

El objetivo de la reunión fue avanzar en la elaboración del plan de continuidad del servicio de la entidad, con presentación del contratista Tical y orientación basada en la guía del Departamento Administrativo de la Función Pública, tomando como antecedente un incidente de ciberseguridad del año anterior. El equipo acordó enfocar el análisis por procesos y utilizar plantillas Excel para dos ejercicios prácticos: clasificación de criticidad de proveedores y valoración de riesgos con propuestas de gestión.

Se detallaron tres criterios para la criticidad de proveedores —continuidad del servicio, cumplimiento legal/regulatorio y dependencia/sustituibilidad— y la escala porcentual que los convierte en categorías crítico/medio/bajo; se explicó la escala concreta para continuidad según tiempo máximo tolerable de interrupción y se usó el servicio de Internet como ejemplo de calificación máxima. En la aplicación a contratos, se discutió ampliamente el caso de mantenimiento y sustitución de ascensores: impacto en continuidad calificado como bajo, pero dependencia por exclusividad de marca estimada intermedia (aprox. 3) por la posible demora en reemplazo. Para servicios documentales y de ingeniería eléctrica se acordaron calificaciones y matices: la falta de tablas de valoración documental se considera riesgo mitigable (nivel dos) con posible contratación directa y reemplazo en uno-dos meses, mientras que el soporte eléctrico es relevante para la operación misional y, ante daños complejos, requerirá servicio profesional más demorado pese a respaldos internos y planta eléctrica.


Chapters & Topics:

Asistencia y apertura
Se confirmó la presencia de los participantes, se gestionó la conexión de José Gregorio y se autorizó la grabación de la sesión. La interacción incluyó saludos, coordinación breve sobre la espera de un asistente y la autorización para proceder con la reunión.

Contexto y antecedentes del plan de continuidad
Ivan Dario Martínez presentó el propósito del plan de continuidad y explicó que el contratista Tical está desarrollando el trabajo siguiendo la guía de Función Pública. Se mencionó el antecedente de un ataque de ciberseguridad del año anterior y la necesidad de analizar riesgos por proceso.
* La sesión fue convocada para avanzar el plan de continuidad del servicio con el contratista Tical.
* Se recordó un ataque de ciberseguridad el año pasado que afectó la prestación del servicio.
* El equipo usa la guía del Departamento Administrativo de la Función Pública como referencia metodológica.

Ejercicios metodológicos y alcance
Se explicaron los dos ejercicios principales: la definición de la criticidad de proveedores mediante una matriz y la calificación de riesgos del proceso con propuestas de medidas de prevención y gestión. También se indicó que las metodologías están en hojas de Excel y que hay tres riesgos identificados para analizar.
* El primer ejercicio consiste en clasificar la criticidad de proveedores con una escala de calificación.
* Se identificaron inicialmente tres riesgos para el proceso que serán revisados.
* El segundo ejercicio consiste en identificar y calificar riesgos por proceso y proponer medidas de gestión.
* Las metodologías para ambos ejercicios están implementadas en hojas de cálculo Excel.

Presentación de criterios de calificación
Se presentó que los criterios de calificación son continuidad, legal y dependencia y que el promedio porcentual de las tres determina la criticidad del proveedor.
* Se confirmó que la clasificación de criticidad usa tres criterios: continuidad, legal y dependencia.

Detalle del criterio de continuidad y escala de tiempos
Se explicó que el criterio de continuidad evalúa el impacto en procesos y el tiempo de interrupción tolerable, y se describieron las puntuaciones según si la entidad puede esperar más de 72 horas, entre 24 y 72, o menos de 24 horas para la reactivación del servicio.
* La escala de continuidad se basa en el tiempo máximo de interrupción tolerable, con 5 para menos de 24 horas y 3 para más de 72 horas.

Ejemplos de aplicación del criterio de continuidad (Internet)
Se utilizó el ejemplo del servicio de Internet como caso de calificación máxima por ser fundamental y no poder tolerar más de 24 horas de interrupción.
* Internet fue identificado como ejemplo de servicio con calificación 5 por su importancia y límite de 24 horas de interrupción.

Introducción del análisis para contratos administrativos y mantenimiento
Se vinculó el plan de abastecimiento 2026 y contratos del grupo administrativo al ejercicio de clasificación, planteando si actividades como mantenimiento de instalaciones tienen potencial de afectar la prestación de la administración de justicia.

Discusión sobre impacto operativo y legal de la ausencia de ascensores
Se debatió que la falta de ascensor afecta condiciones físicas y genera quejas, pero que la prestación misional continuó incluso durante un año sin ascensor; se reconocieron obligaciones normativas de certificación y mantenimiento que pueden tener implicaciones legales separadas de la misionalidad.
* Los ascensores generan molestias y quejas pero no impidieron la prestación misional durante periodos prolongados sin servicio.

Evaluación de la sustituibilidad y problema de exclusividad de marca
Se analizó la sustituibilidad del proveedor de ascensores, señalando que la marca puede tener representación exclusiva en Colombia, lo que dificulta contratar un reemplazo y puede requerir abrir procesos contractuales que tomarían meses.
* La dependencia por exclusividad de marca complica el reemplazo y puede generar plazos largos para restablecer servicio por procesos de marca y contratación.

Debate sobre la calificación final de dependencia y consenso
Hubo discusión sobre si asignar la puntuación máxima por dependencia; se destacó que la exclusividad es una variable de la marca y no de la entidad, y se recomendó una calificación intermedia (aprox. 3) por la incertidumbre en los tiempos de reemplazo, con acuerdo posterior entre participantes.
* Se debatió si la dependencia por exclusividad debe calificarse como máxima, y se propuso una calificación intermedia dada la incertidumbre en tiempos de reemplazo.
* Hubo consenso aproximado en asignar una calificación de dependencia de 3 para el contrato de ascensores evaluado.

Evaluación de criticidad inicial del contrato documental
Los participantes analizaron la calificación de criticidad del contrato relacionado con elaboración de tablas de valoración documental y concordaron en que, aunque la ausencia de tablas existe, no interrumpe los procesos misionales principales y presenta un nivel de impacto bajo a moderado. Se identificó que la gestión documental afecta el archivo y la disponibilidad futura de documentos, lo que justifica atención pero no bloqueo operativo inmediato.
* La contratación del experto en tablas de valoración documental tiene impacto sobre la gestión documental pero recibió una calificación de riesgo bajo/moderado porque la entidad está en trámite de cumplimiento

Implicaciones legales sobre gestión documental
Se discutió si la falta del servicio documental implicaría sanciones legales y se concluyó que hay normatividad que exige cumplimiento y que el incumplimiento puede ser sancionable por el Archivo General de la Nación; sin embargo, la entidad está en trámite para crear las tablas, lo que permite calificar el riesgo como subsanable (nivel dos).
* El incumplimiento en gestión documental puede ser sancionable por el Archivo General de la Nación, pero la entidad puede demostrar trámites en curso

Reemplazo del contratista y tiempos estimados
Se evaluó el tiempo y la posibilidad de reemplazar al contratista del servicio documental; se consideró que, por tratarse de contratación directa y sin exclusividad, el reemplazo puede ser inmediato o tomar entre uno y dos meses si fuera necesario, y que esta situación no aumenta significativamente la calificación de riesgo.
* Se consideró que el reemplazo inmediato del contratista documental es factible por contratación directa y podría tomar entre uno y dos meses si fuera necesario

Medidas de gestión y continuidad con proveedores
Se planteó la necesidad de llevar servicios con calificación alta a medidas de gestión con proveedores, incluyendo la exigencia de planes de continuidad que describan mecanismos alternativos para evitar interrupciones del servicio.
* Se propuso exigir a proveedores planes de continuidad y medidas de gestión para servicios con calificación alta o media-alta

Descripción y relevancia del contrato de ingeniería eléctrica
Se describió el alcance del contrato de ingeniería eléctrica: emisión de conceptos, ajustes técnicos y apoyo a supervisión para infraestructura de la unidad de justicia penal, militar y policial, y se consideró que el apoyo técnico es crítico para el funcionamiento de equipos y procesos que dependen de energía e infraestructura tecnológica.

Capacidades internas y escenarios de falla eléctrica
Se informó que existe un profesional eléctrico asignado a un contrato específico y que la entidad cuenta con planta eléctrica como respaldo para fallos pequeños; sin embargo, ante daños en la línea principal o en el circuito de distribución, la resolución requeriría intervención especializada y más tiempo que los arreglos internos permiten.
* La entidad dispone de personal de mantenimiento y planta eléctrica como respaldo para fallos menores, pero los daños en la línea principal requieren intervención especializada y mayor tiempo de resolución


Action Items:

* Diego Javier Sanchez Charry: Buscar el perfil requerido y gestionar la contratación directa de un reemplazo para el servicio de valoración documental si se confirma la necesidad de reemplazo
* Ivan Dario Martinez: Definir y documentar las medidas de gestión que se exigirán a proveedores para contratos con calificaciones de riesgo entre cuatro y cinco
* Ivan Dario Martinez: Solicitar a los proveedores de servicios con mayor criticidad un plan de continuidad que describa mecanismos alternativos para evitar la interrupción del servicio


Key Questions:

* ¿Cuánto tiempo tomaría reemplazar un contratista del servicio de ascensores si se terminará el contrato por incapacidad o quiebra?
* ¿Cuál sería la recomendación de calificación de dependencia para el contrato con exclusividad de marca?
* ¿El alcance del servicio de elaboración de tablas de valoración documental tiene potencial de interrumpir los procesos misionales?
* ¿A qué orden de magnitud afectaría la administración de justicia la ausencia de ese servicio?
* ¿Si no se tuviera el servicio documental habría implicación legal para la entidad?
* ¿Cuánto tiempo tomaría reemplazar al contratista documental si fuera necesario?
* ¿En cuánto tiempo podría la entidad disponer del soporte técnico de ingeniería eléctrica ante una falla?


Notepad:

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